Schlagwort: SharePoint
Metadatenspalte in SharePoint-Listen bzw. -Bibliotheken per QuickStep füllen
In SharePoint Ablagestrukturen nutzen ohne Ordner anzulegen
Auf den Einsatz der jahrelang vertrauten klassischen Ordner sollte in SharePoint verzichtet werden, da SharePoint insbesondere nicht mit verschachtelten Ordnerstrukturen zurechtkommt. Das bedeutet jedoch nicht, auf Ablagestrukturen gänzlich verzichten zu müssen, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.
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Metadaten in SharePoint-Bibliotheken einfacher erfassen
Um Dateien in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek effektiv zu suchen oder zu filtern, sollten jeder Datei Metadaten, beispielsweise eine kurze Inhaltsbeschreibung, zugewiesen werden. Damit dies in der Alltagshektik nicht vergessen wird, lässt sich das Hinzufügen – wie von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigt – komfortabel über eine Form steuern, in der die Daten erfasst werden.
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Anlegen von Ordnern in SharePoint und Teams verhindern
Wie lässt sich ein für alle Mal sicherstellen, dass in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek oder in der Dateiablage in Teams keine Ordner mehr angelegt werden können? Markus Hahner und Kai Schneider wissen, welche zwei Einstellungen zur Auswahl stehen.
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„Freigegeben“ – die neue, erweiterte Dateiansicht in Teams
In einem Teams-Kanal nach einer Datei zu suchen, war bislang eher schwierig. Denn es musste recht umständlich sowohl im Chat als auch auf dem SharePoint gesucht werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie das Ganze mit der neuen Freigeben-Funktion ab sofort wesentlich einfacher klappt.
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Speicherndialog in Excel, PowerPoint und Word von „OneDrive“ auf „Dokumente“ umstellen
Obwohl die Dateien gar nicht auf OneDrive abgelegt werden sollen, geben Excel, PowerPoint und Word immer diesen Speicherort vor. Wie sich dies ändern lässt oder sogar wieder der alte, vertraute Speichern-Dialog aktiviert werden kann, erklären Kai Schneider und Markus Hahner.
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Copilot hilft bei der Suche nach Informationen in Microsoft 365
Finden statt Suchen – nach wie vor ein leidiges Thema, zu dem es scheinbar keine vernünftige Lösung gibt. Zumindest bislang nicht. Denn hier kann endlich die KI, sprich Copilot, ihre Stärke zeigen und dafür sorgen, dass sich beliebige Dokumente im Handumdrehen finden lassen. Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen, wie es geht.
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Dokumente vergleichen in Word – lokal und via SharePoint
Welche Änderungen hat derjenige, dem ich mein Dokument gemailt habe, darin durchgeführt? Stopp, jetzt nur nicht Zeile für Zeile die beiden Versionen vergleichen. Denn dies macht Word mit wenigen Mausklicks ganz allein, wie Kai Schneider und Markus Hahner wissen. Und ganz besonders einfach wird es, wenn sich das Dokument auf dem SharePoint, OneDrive oder in Teams befindet.
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Standard Meta-Daten-Feld für Ordner und deren Inhalte in SharePoint festlegen
In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.
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An ein bevorstehendes Datum in einer SharePoint-Liste erinnern lassen
Sind in der SharePoint-Liste alle Vertragsdaten hinterlegt und somit auch in einer Spalte das Ablaufdatum? Um frühzeitig eine Vertragsverlängerung anzustoßen, müssen die Datumsangaben bisher regelmäßig manuell überwacht werden. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen, wie eine einfache Regel diese mühsame Arbeit übernimmt.
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