Wird eine Besprechungsanfrage in Outlook abgelehnt, verschwindet sie dauerhaft und kann auch nicht mehr reaktiviert werden. Was tun, wenn die Besprechung beispielsweise durch Terminverschiebungen nachträglich doch noch angenommen werden soll? Wie so etwas geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.
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Aufzeichnung und Transkription in Teams – warum ist die Funktion inaktiv?
In Teams lassen sich Meetings – sofern alle einverstanden sind – ganz einfach aufzeichnen: Als reine Gedankenstütze, für Dritte, die nicht dabei sein konnten, zur Transkription (Umwandlung in Text), um den KI-Copilot mit Daten zu füttern usw. Doch warum ist die Funktion manchmal inaktiv? Kai Schneider und Markus Hahner erklären, in welchen Konstellationen Aufzeichnungen möglich sind.
Erstklassige Übersicht über alle Teams-Meetings – bevorstehende wie auch vergangene
Wann war die letzte Teams-Besprechung mit der Projektgruppe nochmals? Was steht morgen oder im Laufe der Woche alles an? Gibt es eine Agenda zum Meeting? Alle diese Fragen beantwortet die App „Besprechen“ direkt in Teams, wie Markus Hahner und Kai Schneider eindrucksvoll zeigen.
Teams-Besprechung soll kein Standard in Outlook sein
Beim Anlegen einer Besprechung im Outlook-Kalender wird immer eine Teams-Besprechung angelegt – auch wenn gezielt „Neue Besprechung“ und nicht „Neue Teams-Besprechung“ gewählt wurde. Wie sich die Besprechungsart schnell ändern bzw. wie sich die Standard-Einstellung anpassen lässt, zeigen Judith Dammer und Kai Schneider.
Geteilte Dateien aus Teams-Besprechungen sofort wiederfinden
Während einer Teams-Besprechung mal eben eine Datei in den Chatbereich schieben, und schon können alle (im gleichen Tenant) die Datei nutzen. Aufwändig wurde es bisher immer dann, wenn nach einigen Tagen eine bestimmte Datei benötigt wurde. In welchem Chat war sie nochmals abgelegt? Mit der Lösung von Markus Hahner und Kai Schneider lassen sich alle Dateien im Nu auffinden.
Einfacher in Teams-Besprechung einladen per ID
Einladungen in Teams-Besprechungen? War noch nie so einfach wie heute. Denn gleichgültig, ob die Teilnehmer Teams schon nutzen oder noch nicht mit Microsoft 365 arbeiten: Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, dass ab sofort eine einfache ID und ein Kenncode für die erfolgreiche Besprechungsteilnahme genügen.
VOR der Teams-Besprechung: Testanruf & Kamera-Check vermeiden peinliche Pannen
Die Teams-Besprechung beginnt – und prompt funktioniert bei einem Teilnehmer das Mikrofon nicht, mal ist die Kamera nicht angeschlossen oder die Lautsprecher sind aus. Muss das so sein? Nein, denn Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, dass jeder mit wenigen Mausklicks im Voraus prüfen kann, ob die Technik korrekt arbeitet.
Gruppenräume in Teams anlegen – wann, wie, durch wen?
Gruppenräume erlauben in Teams-Besprechungen, dass sich die Teilnehmer in voneinander getrennte Besprechungen aufteilen, um später wieder zusammenzukommen. Wann, wie und durch wen werden Gruppenräume angelegt und verwaltet? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen alles Wissenswerte.
Stummschaltung in Teams ganz einfach temporär aufheben
Damit die Teams-Besprechung nicht durch Telefonklingeln & Co. gestört wird, bleibt das Mikrofon stummgeschaltet. Doch bei jedem Kommentar die Stummschaltung mühsam per Mausklick oder komplizierter Tastenkombination aus- und anschließend wieder einzuschalten, ist eher nervig. Es geht auch einfacher, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.