Wird in einem Team ein Gast hinzugefügt, wird als Name des Gasts standardmäßig seine E-Mail-Adresse genutzt, was insbesondere bei mehreren Gästen mit Info-Adressen ziemlich verwirrend ist. Mit dem von Judith Dammer und Dominik Petri gezeigten Trick, lässt sich direkt beim Anlegen bereits ein sprechender Name zuweisen.
Auf eine ganze Nachricht zu reagieren ist in Teams über die Antworten-Funktion – erreichbar über die drei Punkte oberhalb der Nachricht – nicht schwer. Doch was tun, wenn Sie nur auf einen bestimmten Teil einer Chatnachricht oder einer Unterhaltung reagieren möchten? Wie sich mithilfe eines Zitats der Bezug zu diesem Teil leicht herstellen lässt, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.
In E-Mail-Signaturen im Impressum von Dokumenten, die später beispielsweise als PDF-Dateien weitergegeben werden, soll nicht nur die E-Mail-Adresse durch Anklicken aktivierbar sein. Das Ganze soll auch bei der Telefonnummer oder beim Verweis auf den Teams-Chat möglich sein. Wie’s geht, zeigen Markus Hahner und Dominik Petri.
Nichts stört mehr, als wenn in der Teams-Besprechung die Telefone klingeln oder andere nervige Geräusche ertönen. Also lieber das Mikrofon ausschalten, wenn es nicht gebraucht wird. Und damit bei Fragen das Mikrofon ohne umständliches Geklicke wieder blitzschnell eingeschaltet ist, hilft der Trick von Markus Hahner und Kai Schneider weiter.
Wichtige Informationen sind in mehreren Chats verteilt? Der ständige Wechsel zwischen den Chats nervt, aber Teams kann ja nicht mehrfach geöffnet werden. In diesem Fall lassen sich Markus Hahner und Kai Schneider mehrere Chatfenster gleichzeitig anzeigen und haben so alles jederzeit im Blick.
Wie lassen sich Nachrichten im Teams-Chat fix und fertig vorbereiten und anschließend zeitgesteuert vollautomatisch versenden? Beispielsweise zum Versenden von Projektnachrichten, Unternehmensinfos oder (Geburtstags-)Grüßen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie es am einfachsten geht.
Blöd, wenn der Absender nicht weiß, ob der Empfänger der Teams-Nachricht oder E-Mail überhaupt erreichbar ist. Weil er im wohlverdienten Urlaub weilt oder geschäftlich unterwegs ist. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich mit wenigen Mausklicks in Teams eine automatische Abwesenheitsnachricht hinterlegen lässt, die dann auch gleich für Outlook gilt.
Jede Aktivität in Teams erzeugt automatisch einen neuen Eintrag in der Rubrik „Aktivität“. So ist auf einen Blick ersichtlich, was alles passiert ist oder wo noch Aufgaben zu erledigen sind. Wobei das „auf einen Blick“ bei vielen Aktivitäten eine Sache für sich ist. Wie es wieder übersichtlich wird, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.
Jedes Mal im Chat oder der Unterhaltung auf das A-mit-Stift-Symbol klicken, damit ein ordentlicher Betreff eingegeben und der Text vernünftig formatiert werden kann? Maria Hoeren und Kai Schneider haben einen Tipp, wie das Ganze auch ohne Maus viel leichter geht.