Team Hahner Word-Solutions

Word Solutions

Ihre Ansprechpartner
Markus Hahner      markus.hahner@hahner.de    +49 7720 810046
Christin Starke      christin.starke@hahner.de    +49 7720 812673

Microsoft Word begleitet uns seit der Version 2.0 für DOS – erschienen im Jahre 1985. Die Begeisterung für Word hat nie nachgelassen, für jede der mittlerweile weit über 20 DOS-/Windows-Versionen sowie zahlreichen Mac-Versionen haben wir professionelle Dokumentvorlagen, Automatisierungen, Workflows und Schnittstellen zu Drittherstellern erstellt. Damit wird das Arbeiten mit Word einfach einfacher und rationeller.

Für die Programmierung greifen wir immer auf die für die Lösungsanforderung optimale Plattform zurück. Sei es in Form von VBA, dem Einsatz von Visual Studio-Tools für Office oder der Microsoft-Webplattform. Unsere Lösungen werden via Code-Signing digital zertifiziert, sodass sie höchsten Sicherheitsstufen entsprechen.

Unsere Expertise geben wir gerne auch bei öffentlichen und Inhouse-Trainings, in unseren kostenlosen Blog-Beiträgen und unseren kostenlosen Lösungs-Videos weiter.

Übrigens: Unsere Word-Lösungen sind allein in Deutschland auf vielen 10.000 Clients im Einsatz: Angefangen von KMUs bis hin zu internationalen Konzernen mit vielen Tausend Mitarbeitern. Mehrsprachigkeit, Multiplattform- und Multiversions-Unterstützung gehört bei uns deshalb auch zum Standard-Portfolio.

Neugierig? Dann finden Sie nachfolgend Lösungsbeispiele, die in den letzten Jahren entstanden sind.

Vorlagen-Management-Lösungen

Einheitliche Brief-, Protokoll-, Agenda-, Berichts- und andere Dokumentvorlagen, die vom ganzen Unternehmen genutzt werden? Persönliche Daten sollen automatisch aktualisiert werden? Der Wechsel zwischen verschiedenen Tochterunternehmen mit anderen Geschäftsdaten/Logos soll per Mausklick möglich sein?

Für unsere bewährten Vorlagen-Management-Lösungen kein Problem. Nachfolgend ein kleiner Auszug der Möglichkeiten, die je nach Anforderung enthalten sein können:

  • Eigene (mehrsprachige) unternehmenseigene Registerkarte mit allen relevanten Funktionen.
    Team Hahner - Word Solutions - Menueband Deutsch
    Unternehmensregisterkarte in Deutsch

    Team Hahner - Word Solutions - Menueband Englisch
    Unternehmensregisterkarte Englisch
  • Dynamische Multilanguage-Unterstützung sämtlicher Bedienelemente, Dialogfelder, Dokumentbestandteile sowie Dokument-Rechtschreibung, Silbentrennung, Grammatikprüfung & Co.

    Team Hahner - Word Solutions - Multilanguage
    Vollständig integrierte Multilanguage-Unterstützung
  • Individuelles programmierfreies, mehrstufiges Vorlagenmenü zum schnellen Zugriff auf alle Vorlagen.

    Team Hahner - Word Solutions - Vorlagenmenue
    Mehrstufiges Vorlagenmenü für Dokumentvorlagen und andere relevante Dateien
  • Flexible Rechtevergabe für den Vorlagenzugriff via Active Directory-Gruppen, individuell definierbaren Vorlagen-Gruppen etc.

    Team Hahner - Word Solutions - Vorlagengruppen
    Vorlagen-Gruppen die jeder Anwender selbst dem Vorlagenmenü hinzufügen kann
  • Konsistente Formatierungen via hinterlegtem Formatvorlagen-Konzept – alle Dokumente verfügen künftig über die gleichen Corporate-Design-Farben, -Schriftarten und ‑Formatierungen. Angefangen vom leeren Dokument bis hin zu komplexen Berichten.
  • Automatischer Schriftartwechsel für Dokumente, die in der Hausschriftart formatiert sind und von Dritten mit einer Standard-Schriftart bearbeitet werden müssen.
  • Benutzerverwaltung zum automatischen Individualisieren aller in den erzeugten Dokumenten hinterlegten persönlichen Daten. Die Daten werden komfortabel aus den Active Directory-Gruppen oder anderen Datenquellen übernommen.

    Team Hahner - Word Solutions - Benutzerverwaltung
    Benutzerverwaltung zum Individualisieren der Dokumente
  • Stellvertreter-Funktionen via Benutzerverwaltung, um im Auftrag Dritter Dokumente zu erstellen und zu personalisieren.
  • Multi-Firma-Funktionen zum (nachträglichen) Wechsel von Logos und Geschäftsdaten oder anderer Dokumentbestandteile. Auf Wunsch auch in verschiedenen Sprachen.

    Team Hahner - Word Solutions - Sprachwechsel
    Nachträglicher Wechsel der verfügbaren Sprachen
  • Dynamisches Ein-/Ausblenden grafischer Elemente für den Einsatz von vorgedruckten (Brief-)Vorlagen etc. Ab sofort werden keine unterschiedlichen Vorlagen mehr benötigt und das ständige Hin- und Herkopieren der Inhalte hat ein Ende.
  • Optionales AutoUpdate veralteter Geschäftsdaten in bestehenden Dokumenten, sodass beispielsweise Bankverbindungen oder Geschäftsführer immer korrekt sind.
  • Vieraugenprinzip zum Sicherstellen, dass Dokumente nicht gedruckt/weitergegeben werden, wenn nicht beide Unterzeichner gegengezeichnet haben. Inkl. Funktionen für digitalisierte Unterschriften.
  • Intelligente Bausteinverwaltung zum Zugriff auf fertige sowie individualisierbare Bausteine. Unterstützung mehrerer Bausteingruppen für Abteilungen/Benutzergruppen.

    Team Hahner - Word Solutions - Bausteinverwaltung
    Dynamische Bausteinverwaltung für Benutzergruppen/Abteilungen
  • Klassifizierungsfunktionen zur (mehrsprachigen) Kennzeichnung von öffentlichen, vertraulichen oder streng vertraulichen Dokumenten.
  • Zugesicherte Kompatibilität für alle aktuellen Word-Versionen wie 365, 2019, 2016 und 2013. Und bei Bedarf können auch noch ältere Versionen mit einbezogen werden.
  • Flexible Installationsprozesse via reiner Kopier- oder MSI-Paket-Installation oder Autoinstaller für sich selbstaktualisierende Umgebungen.

Übrigens: Vorlagen-Management-Lösungen erstellen wir nicht nur für Word, sondern auch für PowerPoint. Mit einem ähnlich großen Funktionsumfang.

 

Intelligente Word-Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen? Da wird lieber der alte Brief geladen, geändert und dann wieder als neue Vorlage gespeichert (mit allen bekannten und versteckten Nebenwirkungen wie ständiges Überschreiben der „Vorlage“, korrupte „Vorlagen“, Dokumente, die mit falschen Daten versendet werden etc.). Und in großen Unternehmen kocht oft jeder Unternehmensbereich oder sogar jede Abteilung ihr eigenes Süppchen.

So tauchen nicht nur im Rahmen von Office-Umstellungen Dutzende, wenn nicht sogar Hunderte angeblicher Dokumentvorlagen auf. Die dann alle mal eben schnell umgestellt werden sollen. Oder es werden die alten Dokumentvorlagen weiter genutzt – das neue CI/CD, das im Zuge der Office-Umstellung eingeführt wurde, bleibt auf der Strecke. Pech gehabt.

Was tun? Die Lösung ist tatsächlich recht einfach:

  • Damit Dokumentvorlagen nicht vom Segen zum Fluch werden, bedarf es einheitlicher Vorgaben zum Aufbau und zur Gestaltung („Corporate Design“). Und den Einsatz konsistenter Formatvorlagen zur Formatierung – dann haben die Anwender endlich wieder Zeit, sich um den Inhalt der Dokumente zu kümmern; die perfekte Formatierung ist ja schon vorhanden.
  • Dokumentvorlagen müssen maximal komfortabel sein und die „Faulheit“ unterstützen: Nur wenn beim Öffnen einer Dokumentvorlage bereits die persönlichen Daten eingetragen werden, wird die Bastler-Fraktion darauf verzichten, eigene bereits ausgefüllte Dokumentvorlagen anzulegen.
  • Werden Signaturen mit Geschäftsdaten zentral verwaltet und in den Fußzeilen dynamisch eingefügt (Dokumentvorlagen haben oft eine längere Lebensdauer als die in der Signatur aufgeführten Vorstände und Geschäftsführer), sind neue Dokumente immer auf dem aktuellen Stand. So wird jeder Anwender freiwillig mit den vorgegebenen Dokumentvorlagen arbeiten.
  • Daten wie Namen, Abteilung oder das Datum kommen im Dokument mehrfach vor? Dann bitte auch nur einmal eingeben, Word sorgt ganz automatisch für die Verteilung.
  • Lassen sich beispielsweise Logos und andere Firmendaten ein- und ausblenden, kann die gleiche Dokumentvorlage sowohl für den Ausdruck auf gedrucktem Briefpapier als auch für PDF-Dateien genutzt werden. Ohne dass zwei Dokumentvorlagen benötigt und der Text hin und her kopiert werden muss.

Deshalb gilt: Je intelligenter eine Dokumentvorlage ist, desto eher wird sie angenommen.

Gleichgültig, ob Sie eine komplexe Berichts- oder Angebotsvorlage, eine Vorlage für technische Dokumentationen, eine wissenschaftliche Vorlage für die Dissertationen oder eine Briefvorlage benötigen: Wir helfen Ihnen gerne weiter. Täglich arbeiten viele zehntausend Anwender mit von uns erstellten Dokumentvorlagen. Und sparen so eine Unmenge Zeit und Nerven.

 

Tools für reibungsloses Arbeiten

Individuelle Lösungen für ganz spezifische Aufgabenstellungen? Für Word (fast) kein Problem:

  • Ob Sie Zeit und Geld bei Ihrem Druckerpark mit Hilfe des Drucker-Assistenten sparen möchten,

    Team Hahner - Word Solutions - Drucker-Assistent
    Komplexe Druckaufgaben lassen sich dank Drucker-Assistent mit einem Mausklick erledigen
  • ob Dokumente dynamisch auf Basis eines frei definierbaren Fragen-Antwort-Assistenten erstellt werden sollen,
  • ob Sie intelligente Bildplatzhalter in Word nutzen möchten, damit wirklich jeder Anwender eigene passgenau Fotos einfügen kann,
  • ob Sie Ausschreibungstexte aus einem zentralen Text-Pool über eine Menüband-Registerkarte oder via Kontextmenü aufrufen möchten,
  • ob komplette Reports mit Daten aus Datenbanken sowie Diagramme und Tabellen aus Excel passend für Ihre komplexen Anforderungen erzeugt werden sollen,
  • oder ob Sie eine andere Aufgabe mit Word lösen möchten, um umständliche Handarbeit und zeitfressende Vorgänge zu automatisieren,

sprechen Sie uns an:    +49 7720 810046. Wir unterstützen Sie gerne mit unserem umfangreichen Fachwissen und Lösungspool.