OneNote ist die perfekte Lösung, um beliebige Daten auch unstrukturiert abzulegen. Doch wie lässt sich in dem Daten-Dschungel dann schnell das Gesuchte finden? Welche drei Tricks hier blitzschnell zum Ziel führen, zeigen Markus Hahner und Maria Hoeren.
In einer Liste ein bestimmtes Leerzeichen in jeder Zeile durch einen Tabstopp ersetzen? Das ist mit der Suchen- und Ersetzen-Funktion prinzipiell möglich. Doch damit nicht alle Leerzeichen pauschal ersetzt werden, setzen Kai Schneider und Markus Hahner in diesem Fall die Platzhalter-Suche, sprich den Mustervergleich, ein.
Beim Klick in das Suchfeld auf einer SharePoint-Seite zeigt SharePoint dauerhaft den kompletten Suchverlauf an. Neben den Sites und Dateien erscheinen dort sämtliche Suchbegriffe, die eingegeben wurden. Wie und wo der Suchverlauf mit wenigen Mausklick gelöscht werden kann, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.
Sind in Power Automate viele Flows hinterlegt, kann das Finden und Ausführen des passenden Flows schon mal länger dauern. Das muss nicht sein! Denn wichtige Flows lassen sich mit diesem Trick von Markus Hahner und Dominik Petri als Favoriten anlegen, sodass künftig ein Klick zum Starten genügt.
Befinden sich in einer SharePoint-Bibliothek oder -Liste vertrauliche Daten, dürfen diese nicht bei der SharePoint-Suche angezeigt werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, welche Einstellungen notwendig sind, damit die Daten künftig nicht mehr in den Suchergebnissen auftauchen und wer die Rechte besitzt, diese Änderung durchzuführen.
Für die Suche in Teams steht am oberen Rand das Suchenfeld zur Verfügung: Anklicken, Suchbegriff eingeben, mit der Eingabetaste bestätigen – daraufhin wird Teams komplett durchsucht. Soll nur im aktuellen Chat oder Kanal gesucht werden, geht es mit der von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigten Technik deutlich schneller.
Die Office-Programme können nicht nur Text suchen und ersetzen, auch der automatische Wechsel von Formatierungen ist möglich. Wo sich die jeweils zuständige Funktion befindet und wie sie zu bedienen ist, zeigen Eric Müller und Markus Hahner am Beispiel von auszutauschenden Schriftarten.
Beim Suchen und Ersetzen von Leerzeichen in langen, textbasierten Zahlenketten – wie sie beispielsweise bei Kreditkartenummern zum Einsatz kommen – wandelt Excel den Text einfach in eine Zahl in wissenschaftlicher Darstellung um. Und ersetzt dabei gemäß der IEEE 754-Spezifikation alle Ziffern nach der 15. Stelle durch eine Null. Die Lösung? Kennen Markus Hahner und Dominik Petri.
Wichtige Textstellen oder Objekte lassen sich in OneNote mithilfe von Kategorien gezielt kennzeichnen. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich Kategorien ganz leicht suchen lassen und wie sich mit einem Mausklick eine Zusammenfassung der Kategorien erzeugen lässt.