Finden statt Suchen – nach wie vor ein leidiges Thema, zu dem es scheinbar keine vernünftige Lösung gibt. Zumindest bislang nicht. Denn hier kann endlich die KI, sprich Copilot, ihre Stärke zeigen und dafür sorgen, dass sich beliebige Dokumente im Handumdrehen finden lassen. Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen, wie es geht.
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Welche Änderungen hat derjenige, dem ich mein Dokument gemailt habe, darin durchgeführt? Stopp, jetzt nur nicht Zeile für Zeile die beiden Versionen vergleichen. Denn dies macht Word mit wenigen Mausklicks ganz allein, wie Kai Schneider und Markus Hahner wissen. Und ganz besonders einfach wird es, wenn sich das Dokument auf dem SharePoint, OneDrive oder in Teams befindet.
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In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.
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Sind in der SharePoint-Liste alle Vertragsdaten hinterlegt und somit auch in einer Spalte das Ablaufdatum? Um frühzeitig eine Vertragsverlängerung anzustoßen, müssen die Datumsangaben bisher regelmäßig manuell überwacht werden. Kai Schneider und Dominik Petri zeigen, wie eine einfache Regel diese mühsame Arbeit übernimmt.
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In einer Dokumentbibliothek sollen die Daten einer Spalte – beispielsweise der „Ansprechpartner“ –für alle hinterlegten Dokumente eingetragen werden. Ist dann wirklich jedes Dokument einzeln über die Details anzupassen? Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie es dank der Rasteransicht so einfach wie in Excel geht.
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Via Power Query Daten aus einer auf einem SharePoint abgelegten Excel-Datei zu importieren, ist im Lösungsvideo 72 beschrieben. Befindet sich auf dem SharePoint oder dem OneDrive jedoch eine Datei in einem anderen Format wie CSV, TXT, oder PDF? Dann sind andere Schritte auszuführen, wie Markus Hahner und Dominik Petri Schritt für Schritt zeigen.
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Um in SharePoint-Bibliotheken und Listen den Bereich Informationen/Details zu öffnen, genügt es den Buchstaben I (I für Informationen) zu drücken. Und schon erscheinen auf der rechten Seite die gewünschten Daten. Übrigens: Beim erneuten Drücken wird der Bereich wieder geschlossen. [Kai Schneider]
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In den Office-Apps wie Excel, PowerPoint oder Word lassen sich via Office-Designs die Farben und Schriftarten einheitlich zuweisen. Auch SharePoint-Seiten kann das unternehmenseigene Corporate Design in puncto Farben und Schriftarten zugewiesen werden, wie Markus Hahner und Kai Schneider Schritt für Schritt zeigen.
Mit dem OneDrive-Client lassen sich Inhalte aus OneDrive oder SharePoint auf dem lokalen PC synchronisieren. Die gewählten Dateien stehen dann auch ohne Internetverbindung jederzeit zur Verfügung. Um Platz zu sparen, kann dieser Speicher auch wieder freigegeben werden, wie Dominik Petri und Markus Hahner zeigen.