Um Dateien in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek effektiv zu suchen oder zu filtern, sollten jeder Datei Metadaten, beispielsweise eine kurze Inhaltsbeschreibung, zugewiesen werden. Damit dies in der Alltagshektik nicht vergessen wird, lässt sich das Hinzufügen – wie von Markus Hahner und Kai Schneider gezeigt – komfortabel über eine Form steuern, in der die Daten erfasst werden.
Weiterlesen
Wie lässt sich ein für alle Mal sicherstellen, dass in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek oder in der Dateiablage in Teams keine Ordner mehr angelegt werden können? Markus Hahner und Kai Schneider wissen, welche zwei Einstellungen zur Auswahl stehen.
Weiterlesen
In einem Teams-Kanal nach einer Datei zu suchen, war bislang eher schwierig. Denn es musste recht umständlich sowohl im Chat als auch auf dem SharePoint gesucht werden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie das Ganze mit der neuen Freigeben-Funktion ab sofort wesentlich einfacher klappt.
Weiterlesen
In einer SharePoint-Bibliothek sollen alle Dateien in einem dort angelegten Ordner automatisch spezielle Metadaten erhalten? Ohne dass diese jedes Mal mühsam manuell eingetragen werden müssen? Markus Hahner und Kai Schneider kennen den Trick, wie sich so etwas recht einfach umsetzen lässt.
Weiterlesen
Jede Office-Datei bzw. -Vorlage verfügt über eine interne Versionsnummer, die nach Änderungen beim Speichern automatisch erhöht wird. Nach der Entwicklung einer Vorlage und vor der Weitergabe an den Empfänger ist es zu empfehlen, die Version wieder zurückzusetzen. Wie dies möglich ist, wissen Axel Becker und Markus Hahner.
Beim Klick in das Suchfeld auf einer SharePoint-Seite zeigt SharePoint dauerhaft den kompletten Suchverlauf an. Neben den Sites und Dateien erscheinen dort sämtliche Suchbegriffe, die eingegeben wurden. Wie und wo der Suchverlauf mit wenigen Mausklick gelöscht werden kann, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.
OneDrive eignet sich hervorragend, um Dateien zur Verfügung zu stellen oder gemeinsam und auch gleichzeitig an (Office-)Dateien zu arbeiten. Nachteil: Im Laufe der Zeit fällt es schwer sich darin zu erinnern, wer alles Zugriff hat. Wie man sich eine ausführliche Übersicht der geteilten Dateien anzeigen lassen kann oder in Form einer CSV-Datei exportieren lässt, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.
Gleichgültig, ob Rechnung, Angebot oder andere Dokumente: Der Versand beispielsweise via Outlook sollte immer nur im PDF-Format erfolgen. Doch die schnelle Konvertierung ins PDF-Format ist bei Dateien in der SharePoint-Dokumentenbibliothek nicht vorhanden. Wie es dennoch geht, wissen Markus Hahner und Kai Schneider.
Im aktuellen Office-Programm sind dutzende Dokumente geöffnet. Müssen sie am Feierabend tatsächlich alle mühsam nacheinander geschlossen werden? Nicht, wenn der Symbolleiste-für-den-Schnellzugriff-Trick von Kai Schneider und Markus Hahner zum Einsatz kommt: Dann genügt künftig genau ein Mausklick!