Der mit einer speziellen Formatvorlage formatierte Text soll mit einer anderen Formatvorlage formatiert werden? Umständliches Suchen und Ersetzen war gestern. Maria Hoeren und Markus Hahner wissen, wie sich mit vier einfachen Mausklicks die Formatierung wechseln lässt.
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Formatvorlagen, sprich beliebige auf Abruf zusammengefasste Formatierungen, sind genial. Einmal angelegt, und schon lässt sich der Text einheitlich formatieren – gleichgültig, ob 10 oder 1000 Seiten. Kai Schneider und Markus Hahner erläutern, wo Formatvorlagen zu finden sind und welche Unterschiede es bei den Übersichten gibt.
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Die Zwischenüberschrift steht am Seitenende, den dazugehörigen Text hat Word auf die Folgeseite verschoben? Stopp, jetzt nur keine manuellen Änderungen wie zusätzliche Leerabsätze oder einen Seitenwechsel einfügen. Denn Maria Hoeren und Markus Hahner wissen, wie Word die Zwischenüberschrift ganz von alleine mit dem folgenden Text zusammenhält.
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Mit Dritten gemeinsam an einer PowerPoint- oder Word-Datei zu arbeiten, ist – sofern die Datei auf SharePoint oder OneDrive abgelegt ist – dank der Teilen-Schaltfläche im Handumdrehen erledigt. Maria Hoeren und Kai Schneider zeigen, wie Copilot auch gleich noch eine Zusammenfassung erzeugt, damit der Empfänger der Einladung sofort weiß, um was es geht.
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Ein automatisches Inhaltsverzeichnis lässt sich in Word mit drei, vier Mausklicks auf Basis der Überschrift-Formatvorlagen erstellen. Wie es sich vermeiden lässt, dass bei langen Überschriften die Einträge im Inhaltsverzeichnis mit den rechtsbündigen Seitenzahlen „verschmelzen“, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.
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Obwohl die Dateien gar nicht auf OneDrive abgelegt werden sollen, geben Excel, PowerPoint und Word immer diesen Speicherort vor. Wie sich dies ändern lässt oder sogar wieder der alte, vertraute Speichern-Dialog aktiviert werden kann, erklären Kai Schneider und Markus Hahner.
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Dem Text die passende Rechtschreibsprache zuweisen? Ist nicht nur für die Rechtschreibprüfung, sondern auch für die Grammatikprüfung oder die Silbentrennung relevant. Zum Glück lässt sich die Sprache direkt über die Statusleiste am unteren Rand von Word zuweisen. Dort erscheinen keine Sprachen zur Auswahl? Frank Treichler und Markus Hahner zeigen, was in diesem Fall zu tun ist.
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Das PDF-Formular auf Basis einer Word-Datei ist fertig, alle PDF-Formularfelder sind hinzugefügt und perfekt formatiert. Und jetzt muss noch ganz dringend etwas im Text geändert werden? Nein, es ist nicht die ganze Arbeit zu wiederholen. Denn das zugrundliegende Word-Dokument lässt sich ganz einfach austauschen, wie Markus Hahner und Frank Treichler zeigen.
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Wird in einem Word-Dokument eine Excel-Kalkulationstabelle eingebettet, tauscht Word beim Bearbeiten der Excel-Daten einfach das Menüband aus und es erscheinen dort alle Excel-Funktionen. Was tun, wenn Word jedoch ein Excel-Dialogfeld öffnet, und so beispielsweise SAP-Anwendungen nicht mehr fehlerfrei arbeiten? Dann sorgt die von Kai Schneider und Markus Hahner beschriebene Einstellung in Word und Excel für Abhilfe.
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