Damit aus Word heraus erzeugte PDF-Dokumente auch noch in vielen Jahren lesbar sind, lassen sie sich in einem speziellen Langzeitarchivformat – dem sogenannten PDF/A-Format (=ISO 19005) – speichern. Kai Schneider und Markus Hahner zeigen, wie dies im Handumdrehen funktioniert und was dabei zu beachten ist.
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Bei der Visualisierung von Prozentwerten tritt oft das Problem auf, dass, wenn die Werte sich nur wenig unterscheiden, das Ganze wenig anschaulich ist. Abhilfe schafft ein Waffeldiagramm, das sich – wie Kai Schneider und Maria Hoeren zeigen – im Handumdrehen erstellen und animieren lässt.
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Beim Einfügen von Querverweisen auf Seitenzahlen hebt sich der Querverweis zum einen nicht vom umgebenden Text ab und niemand erkennt, dass er anklickbar ist. Zum anderen wäre es hilfreich, wenn auch der voranstehende Text „Seite“ anklickbar wäre. Die Lösung für all diese Aufgaben zeigen Ute Simon und Markus Hahner.
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In den Office-Apps wie Excel, PowerPoint oder Word lassen sich via Office-Designs die Farben und Schriftarten einheitlich zuweisen. Auch SharePoint-Seiten kann das unternehmenseigene Corporate Design in puncto Farben und Schriftarten zugewiesen werden, wie Markus Hahner und Kai Schneider Schritt für Schritt zeigen.
Was tun, wenn eine Grafik, ein Logo etc. auf einer Seite immer an der einmal festgelegten Position fixiert bleiben soll? Und zwar gleichgültig, an welcher Stelle auf der Seite später weiterer Text hinzugefügt wird? Kai Schneider und Markus Hahner kennen die Lösung, wie sich das Verrutschen vermeiden lässt.
Verteilt sich eine Tabelle über mehrere Seiten, dann hilft die Word-eigene Funktion „Überschrift wiederholen“ weiter. Sie sorgt dafür, dass die Überschrift automatisch auf jeder Seite wiederholt wird. Leider ist diese Funktion beim Einsatz der Word-eigenen Tabellen-Formatvorlagen nicht aktiv. Maria Hoeren und Markus Hahner zeigen, wie sich das ändern lässt.
Mal eben den eingegebenen Text in eine Überschrift verwandeln? Geht in der deutschsprachigen Word-Version ganz einfach: Cursor in dem gewünschten Absatz platzieren und dann die Tastenkombination Alt+1, Alt+2 oder Alt+3 für die Überschrift der gewünschten Ebene drücken. Welche Einstellungen benötigt werden, damit dieser Komfort auch in der englischsprachigen Version zur Verfügung steht, wissen Kai Schneider und Markus Hahner.
Mit einem Doppelklick zwischen die Buchstaben in den Spaltenüberschriften wird die Spalte so angepasst, dass der „breiteste“ Inhalt dort auch noch Platz findet. Wenn über der Tabelle eine überbreite Überschrift steht, wird diese ebenfalls berücksichtigt. Dass es auch anders geht, zeigen Kai Schneider und Dominik Petri eindrucksvoll in diesem Video.
Erstreckt sich die Excel-Tabelle auf dem Ausdruck über mehrere Seiten, wird die Überschrift leider nur auf der ersten Seite gedruckt – die Tabelle wird so schnell unübersichtlich. Markus Hahner und Dominik Petri wissen was zu tun ist, damit die Überschrift automatisch auch auf allen folgenden Seiten erscheint.