Damit wichtige E-Mails im Arbeitsalltag nicht untergehen, soll Outlook sich am besten nach 10 Tagen melden, damit der Vorgang überprüft werden kann. Muss hier wirklich zusätzlich ein Termin im Kalender hinterlegt werden? Wie das viel einfacher geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.
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Beim Hinzufügen von Anhängen in Outlook (Classic) erscheint standardmäßig jedes Mal die Frage, ob der Anhang als Kopie oder als Link eingefügt werden soll. Liegen die Dateien sowieso auf SharePoint, ist dieser Weg immer zu bevorzugen. Wie sich die Standardeinstellung ändern lässt, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.
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So hilfreich der Terminplanungs-Assistent in Outlook bei der Suche nach einem freien Zeitfenster bei mehreren Beteiligten auch ist, er schlägt manchmal sonderbare Zeiten wie Nachtstunden oder Wochenenden vor. Wie sich das vermeiden lässt, wissen Maria Hoeren und Kai Schneider.
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Es gibt Tage, da läuft der Posteingang fast über. Dabei die besonders wichtigen Nachrichten zeitnah zu entdecken, kann ganz schön schwierig sein. Zum Glück lassen sich solche Nachrichten in der E-Mail-Liste mit einer kleinen Regel immer oben anheften, sodass sie sofort auffallen und nicht untergehen. Markus Hahner und Kai Schneider beschreiben die dafür notwendigen Schritte.
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Mit Copilot eigene E-Mails zu verfassen, ist kein Hexenwerk, das Ergebnis ist erstaunlich gut und für viele eine große Arbeitserleichterung. Noch besser wird es, wenn in Outlook (New) oder in OWA eine Entwurfsanweisung hinterlegt wird. Dann läuft Copilot zur Höchstform aus und die E-Mails erscheinen sehr individuell, wie Markus Hahner und Kai Schneider zeigen.
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E-Mails lassen sich im Posteingang – wie in Lösungsvideo 773 beschrieben – auch in Outlook (new)/OWA im Handumdrehen kategorisieren. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wie sich die Kategorien anschließend beispielsweise zur Sortierung oder zum schnellen Auffinden von Nachrichten im Posteingang nutzen lassen.
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Auch im neuen Outlook, sprich Outlook (new) oder der Outlook Web App lassen sich E-Mails kategorisieren. Je nach Darstellung des Menübands sind die Kategorien an einer anderen Stelle zu finden. Markus Hahner und Kai Schneider zeigen, wo sie jetzt platziert sind und wie sie zugewiesen werden.
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Um in Outlook (new) oder in der Outlook Web App (OWA) ohne langes Suchen den gewünschten Ordner zu finden, lässt sich dieser farbig hervorheben. Wie das ganz einfach geht, zeigen Markus Hahner und Kai Schneider.
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Farben in den Office-Dateien müssen dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen. Außerdem sollten sie barrierefrei sein, sprich auch von Personen mit eingeschränktem Sehvermögen noch gut zu erkennen sein. Unterstützung liefert hierbei die von Kai Schneider und Ute Simon gezeigte Funktion.
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